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供应商管理的建库、评估、培育

时间:2014-03-24 14:24来源:明源地产研究 作者:黄辉华 点击:
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 A企是跨区域多项目发展的房地产开发企业,在供应商选择上常常遇到这样一个问题:一家供应商在上一个项目中评价极差,甚至被列入黑名单,结果却在下一项目的招标中中了标,甚至签订了合同。其实,这是很多房地产企业在供应商管理上面临的一个共通问题。为何一家被列入黑名单的供应商能在下一个项目中“死而复生”?这不得不提房企供应商管理面临的三大挑战之一——缺乏与供应商交互过程的沉淀。

 

良好的供应商管理是房企追求项目运营效率、产品品质、品牌形象的有效保障。可以说,供应商资源已经成为开发商的“竞争性”资源,管理供应商的能力已经成为开发商的核心竞争力之一。但目前开发商在供应商管理方面却面临三大挑战,除了上述A企案例提到的缺乏与供应商交互过程的沉淀之外,还在于缺乏有效的供应商评估体系、缺乏对供应商能力的培育。针对这三大挑战,以下将分别解析应对之道。

一、建库:搭建规范统一的供应商库,实现与供应商交互过程沉淀

房企缺乏与供应商交互过程的沉淀,致使每次招标都需要进行资格预审,导致整个采购周期漫长、效率低下。随着众多地产企业开始跨区域扩张,优秀稳定的供应商已经成为其快速成长的核心支撑要素,而规范、统一的供应商信息库是供应商管理的基础。

1.信息库搭建两大原则:整合与细分

供应商资源库主要是指通过各种方式收集并沉淀供应商的基础资料,其内容包括企业基础信息、经营信息以及产品服务信息。供应商信息库的搭建要遵循两大原则:一是整合。保证供应商信息的完整性,包括注册、评估、招投标、合约、付款等多维度信息的整合;二是细分。实现以供应商、产品服务、价格三个核心维度的细分,以供采购决策。

2.供应商类别划分与责任归属

供应商的基础信息按照其所提供的“产品与服务的类别”来进行分类管理,可将供应商分为咨询服务类、勘察设计类、工程施工类、材料设备类,另外还有一些特殊类别,例如政府机构类供应商。

针对不同类别的供应商,其信息收集的责任部门也不一样。各职能部门根据自身专业情况,分别参与相关专业供应商的基础资料管理、资质评估、现场考察和履约评估等,具体如表1所示。

3.阶梯式发展思路,有序补充供应商资源

处于不同发展阶段的企业对供应商的需求是不一样的,比如A企十几年来一直在广州发展,现逐步向外扩张,目前已发展到上海,那么其需要的是更多的上海当地供应商;而B企原先一直是做住宅,现在逐步拓展商业项目,那么其需要的是更多商业领域的供应商。另外,房地产开发领域的供应商按专业细分少说也有几百类,如此大体量不可能在短时间内积累,因此我们建议根据企业发展阶段,采用“短期、中期、长期的阶梯式发展”思路,有序地补充供应商资源。

首先,短期应依据次年招标计划,定向补充供应商。短期供应商资源补充即根据次年重点招标计划,进行供应商资源整体规划:哪些供应商需要招标?有没有现成的供应商资源?是否能够满足最低入围数量的要求?如果不足就需要去寻找和考察,定向补充供应商资源,满足短期(年度)的招标计划。

其次,中期应盘点储备缺口,填补最低入围数量。一般企业在招标时,对入围供应商有一个最低数量限制,比如B企要求最低入围单位数量≥2N+1(N为标段数)。中期供应商资源补充,就是按区域或城市对现有的供应商资源库按类别进行盘点,如果合格供应商储备数量少于最低入围数量,就要定向发展,由采购部门有针对性地收集相关专业的供应商资源,提前进行资质评估或考察。否则,一旦开始招标就变得紧急,会影响招标进程或价格谈判。

再次,长期应基于公司发展,培育战略合作伙伴。从开发商与供应商的关系来看,大致经历了四个阶段:一般的买卖关系、稳定的供求关系、合作伙伴关系、建立战略联盟。在第四个阶段,开发商与供应商建立了非常紧密的合作关系,比如技术共享、联合开发、战略协同等,双方进行超长期甚至是无限期合作,形成了“命运共同体”。

从目前行业的发展趋势来看,标杆企业越来越趋向于与供应商建立持续稳定的合作关系,从机会主义走向共享主义,从分散采购走向集中采购、战略采购。通过规模化降低成本,通过建立持续稳定的合作关系提升服务品质。

二、评估:通过优胜劣汰长效机制,建立有效的供应商评估体系

房企缺乏有效的供应商评估体系,常常体现在未对不同类别的供应商设定不同周期的履约评估体系,且供应商的评价过于主观,缺乏量化指标,评价结果缺乏参考价值。与此同时,供应商管理还存在一个现象,在样板阶段供应商的服务质量符合要求,但是到批量实施阶段常常会变形,出现服务很难跟上、实施不到位的情况。该如何综合反映供应商合作过程中的表现?我们建议通过履约评估对供应商进行等级划分,强化过程管控。

1.供应商评估的整体逻辑

“用”更多的是通过对供应商合作全程的评价来反映。供应商评估是供应商管理中的核心业务环节,涉及到资质评估、履约评估、年终评估等环节,如图1所示。其中,资质评估针对供应商入库环节,把好供应商引进的质量关;履约评估针对合同执行环节,把好合同执行的质量关;年终评估针对年度内有合作的供应商进行定级排名,把好优胜劣汰关。

以H企为例,其将供方合作的整个过程分解为入库、招投标、合作和年终总评四大阶段,每个阶段都有相应的评估,评估结果直接形成对供方的综合定级及合作定级,并随时进行动态调整,实现了供应商从潜在供方、入围供方、ABC定级供方再到战略供方的整个生命期的管理。

首先,入库阶段进行资质评估,根据供应商的资质确定综合等级是潜在还是合格;其次,招标阶段进行资格预审,确定入围或不入围,以及中标或未中标;再次,合作阶段定期或者根据需要进行履约过程评估、竣工交付后一定周期内进行总结评估、保修期结束进行保修评估,确定合作等级ABC;最后是年终总评,根据各阶段评估结果,进行等级评定,划分战略、优秀、合格、不合格。

2.两大方式加强履约评估,实现过程管控

对于已合作的供应商,重点应关注其履约表现。业内标杆企业对供应商履约评估的做法主要呈现为两种典型的方式:按阶段评估与定期集中评估。

(1)按阶段评估

按阶段评估的“阶段”是指前期履约准备以及招标过程、施工过程、竣工交付以及保修期内这几大阶段,在施工过程甚至还可能有多次评估。这种评估模式适合那些管理精细程度较高的企业,其好处在于能及时帮企业发现供应商在合作过程中存在的问题,促进企业及时督办、改进,但因为评估频率较高,所以执行难度也大。特别是施工过程评估,涉及多个业务部门参与,如果供应商评估对日常工作本身没有促进作用,反而是个累赘,就会存在部门不配合的问题。

【案例】G企的按阶段评估模式

G企从成都起势,目前已发展到北京、云南、重庆、杭州等多个省市地区,其管理追求精细化,供应商评估采用按阶段评估模式。

招标过程评估:评估供应商的同时反向检查自身招标流程。对于一类供应商,即土建总包、水电安装以及消防工程,会在《定标推荐报告》完成审批后由招投标小组进行招标过程评估,一方面评估供应商在招标过程中的配合情况,另一方面也反向检查自身的招标流程是否有需要改进的地方。

合作过程评估:每两月评估一次,及时反映供应商履约情况。在合同执行过程中,会对土建总包、水电安装、消防工程、景观类以及装饰类供应商进行评估,并且是从合同开始执行后每两月评估一次,这个环节的评估由供应商服务部组织,分公司工程、研发、成本等多个部门共同参与评估,以便于及时反映供应商的履约情况。评估完成后形成《供应商合作过程评价报告》,按类别进行供应商评分及排名,并且与上期排名进行对比,分析排名升降情况,进行及时奖罚,促进供应商优胜劣汰:对于各专业排名第一的供应商会给予一定比例的现金奖励;而对于排名下降较多的供应商则分析原因,并及时约谈、责令改进。

合作结果评估:项目竣工交付后两个月进行评估,注重甲乙双向评估。在项目竣工交付后两个月要进行合作结果评估,由供应商服务部组织,分公司工程、研发、成本等多个部门共同参与,这个阶段直接面向最终客户,是对客户体验影响最关键的阶段,通常质量问题和维修服务问题会集中暴露,能真正地反映产品质量与服务质量,所以这个阶段的评估非常重要。

G企在合作结果评估时还充分听取供应商的意见与建议,进行供应商对甲方的满意度调查,了解合作满意度以及后续合作意愿,并收集相关意见,分析自身可优化改进的地方。比如,在某一次调查中发现供应商普遍反映结算进度慢的问题,G企立即在内部发起了一次流程优化,进行了改进。

 

按阶段评估模式中,行业内一些标杆企业还采用了另外一种比较独特的方式——将施工过程评估与关键付款节点进行绑定,以付款来驱动评估,评估结果不理想的可能会影响付款进度,既保证了评估的及时开展,也能将评估结果进行直接应用。通常会选择在付款到40%与75%这两个时点进行评估,因为付款到40%时刚过了磨合期,到75%时工程基本成型。这种方式既避免了企业集中评估模式不及时的问题,也避免了按阶段评估模式下合同开始执行后每两月评估一次操作难的问题,充分兼顾了及时性以及可操作性,也是我们比较推崇的一种评估模式。

(2)定期集中评估

“定期集中评估”,是指每半年或一年集中对在合作期内的所有单位(主要是指工程承包商与材料设备供应商)进行评估,处在哪个阶段就评估相应维度。这是一种运动式的评估模式,相对来说执行难点要小,但在时效性上要弱一点,适合那些管理相对粗放,但又很希望开展供应商评估的企业。

【案例】Y企的定期集中评估模式

标杆Y企一直都比较重视供应商管理,在集团的招标管理中心设有专门的供应商管理组,负责供应商信息收集、维护以及供应商履约评估。

评估周期为每半年一次。每年的6月和12月启动,7月和次年1月出结果,一般耗时一个月左右。

评估对象重点关注工程承包商以及材料设备供应商。关注重点非包罗万象,虽是针对当前评估周期内所有新签、正在执行以及进入维保期的所有合同,但仅限于工程承包商及材料设备供应商,其他类别未纳入,精简数量,避免成为一项所有业务部门的运动。

每份合同多人评估,不同人设置不同权重。重点是以项目部、招标中心、物业公司以及项目管理中心这四个部门的人员为主,设置不同权重,项目经理40%,项目总监40%,主管领导20%(若主管领导没有打分,则其权重平分到项目经理与项目总监),物业公司10%(若还未到保修阶段,则其权重平分到项目经理与项目总监),招标中心的评价结果作为参考。

设置供应商互评环节。即总包与分包之间互评、装修安装单位与材料设备供应商之间互评,互评结果作为内部评估的重要参考。

按阶段设计评价指标,统一打分标准。不同专业的供应商评估维度有所侧重,分别设置了施工总承包、机电装修、施工其他专业以及材料设备四类不同的评估问卷,比如针对施工总承包合同的评估问卷,就是按阶段设置评价指标内容,具体应用时,根据合同所处的阶段确定需要评估哪些指标,每个指标内容有相应分值,针对每个维度设置了统一的打分标准。

评估结果及应用。合同最终得分=各维度的评分合计/各维度的总分合计×100,比如某合同正处于施工阶段,则其应评估维度的总分为85分(验收及移交阶段的两个指标不参与评估),如果该合同各维度的评分合计为80分,则该合同最终得分=80/85×100=94分。如果一个供应商同时有多个合同在执行,则将多个合同的得分合计后再取算术平均值,作为该供应商在该评估周期的最终得分。60分以下为不合格,60-75为合格,75-85为良好,85分以上为优秀。

评估完成后撰写评估报告,进行分类分析。对于表现优秀的供应商给予肯定并可能建议作为战略合作伙伴,对于表现较差的供应商分析原因并给出后续合作关系的建议。然后在供应商大会上通报评估结果,对于表现优秀的企业给予奖励,从而促进供应商的优胜劣汰。

三、培育:供应商能力培育,实现供企双方共同发展

房企缺乏对供应商能力的培育,体现在:一是在于开发商自身缺乏采购标准体系,技术标准未能有效传递给供应商;二是在于开发商对供应商的要求在提高,但没有对供应商能力提升提供有效帮助,供应商提供的产品同质化严重,对购房客户体验要求上的研究也非常不足。供应商的开发很重要,培养供应商更为重要。分类分级后,对于表现优秀的供应商,应该进行有效激励,而对于那些可能在能力上还有所欠缺,但经营理念与价值观方面值得认同的供应商则可以考虑再给予一定的机会,培育发展,实现共同成长。

1.基于“分析策略矩阵”找到培育供方

一般来说,开发商对供应商的评价定级是这样一个流程:下发问卷-相关评价部门打分-汇总得分-初步定级(升降级)-最后决策层审批。这种方式的供应商评价流于形式,价值不大,缺少了一个非常重要的环节——深入分析供应商现阶段存在的问题,寻找改善方法。某标杆企业借助“供应商分析策略矩阵”,从“重要性”和“满意度”两个维度分析“有药可救”的供应商。重要性得分即是对服务、交付、质量控制等维度的重要性权重;满意度得分是对于供方某个方面表现评测人员的观感得分,非常满意为5分。最后要重点培育的供应商就是“关键改进象限”内的供应商。(如图2)

 2.基于“行动指数”找准培育的方向

具体的改进方向根据“行动指数”得出。行动指数=重要性得分×(1-满意度得分),指数越高表示问题的紧急程度越高,也即是重点要改进的方向。接下来,开发商就可以重点辅助供应商对这些问题进行改进,真正培育属于自己的战略供应商,保证双方共同成长。这种方式培养起来的供应商,能够长期持有而不流失。

小结

供应商资源已经成为开发商的“竞争性”资源,为了提升房企项目的运营效率、产品品质和品牌形象,房企应搭建规范统一的供应商库,实现与供应商交互过程沉淀;通过优胜劣汰长效机制,建立有效的供应商评估体系;通过供应商能力培育两步走,实现供企双方共同发展。即通过对供应商进行资源建库、评估、培育,应对供应商管理的三大挑战。

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赵峰华 查看详细资料 发送留言 加为好友 用户等级:高级会员 注册时间:1970-01-01   最后登录:2014-05-07
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