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订单处理全介绍

时间:2008-08-07 15:10来源:泛联供应链 作者:泛联小K编辑 点击:
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订单处理可以人工或资料处理设备来完成,其中,人工处理较具有弹性,但只适合少量的订单,一旦订单数量稍多处理即将变得缓慢且容易出错。而电脑化处理,能提供较大速率及较低的成本,适合大量的订单。至於订单处理的内容及步骤如下:
 
1. 接受订货的方式
接单作业为订单处理的第一步骤,随著流通环境及科技的发展,接受客户订货的方式也渐由传统的人工下单、接单,演变为电脑间直接送收订货资料的电子订货方式。
(l) 传统订货方式
(a) 厂商铺货
供应商直接将商品放在车上,一家家去送货,缺多少补多少。此种方式对於周转率较快的商品、或新上市商品较常使用。
(b) 厂商巡货、隔日送货
供应商派巡货人员前一天先至各客户处寻查 补充之货品,隔天再予以补货的方式。此方法厂商可利用巡货人员为店头整理货架、贴标或提供经营管理意见、市场资讯等,亦可促销新品或将自己的商品放在最占优势的货架上。此种方式的缺点是厂商可能会将巡货人员的成本加入商品的进¤中,而且厂商乱塞货将造成零售业者难以管理、分析自己所卖之商品。
 
(C) 电话口头订货
订货人员将商品名称及数量,以电话口述向厂商订货。但因客户每天 订货的品项可能达数十项,而且这些商品常 由不同的供应商供货,因此利用电话订货所费时间太长,且错误率高。
(d) 传真订货
业者将缺货资料整理成书面资料,利用传真机传给厂商。利用传真机虽可快速的传送订货资料,但其传送资料品质不良常增加事後确认作业。
(e) 邮寄订单
客户将订货表单,或订货磁片、磁带邮寄给供应商。近来的邮寄效率及品质已不符所 。
(f) 客户自行取货
客户自行到供应商处看货、补货,此种方式多为以往传统杂货店因地缘近所采行。客户自行取货虽可省却物流中心配送作业,但各别取货可能影响物流作业的连贯性。
(g) 业务员跑单接单
业务员至各客户处推销产品,而後将订单携回或紧急时以电话先联络公司通知客户订单。
不管利用何种方式订货,上述这些订货方式皆 人工输入资料而且经常重覆输入、传票重覆誊写(图5-2),并且在输入输出间常造成时间耽误及产生错误,这些都是无谓的浪费。尤其现今客户更趋高频度的订货,且要求快速配送,传统订货方式已无法应付 求,这使得新的订货方式──电子订货因应而生。
 
图5-2 传统订货方式
 
(2) 电子订货方式
电子订货,顾名思义即藉由电子传递方式,取代传统人工书写、输入、传送的订货方式,也就是将订货资料转为电子资料型式,藉由通讯网路传送,此系统即称电子订货系统(EOS-Electronic Order System):采用电子资料交换方式取代传统商业下单 接单动作的自动化订货系统。其作法可分为三种:
 
(a) 订货簿或货架标签配合手持终端机(H.T-Handy Terminal )及扫瞄器
订货人员携带订货簿及H.T 巡视货架,若发现商品缺货则用扫瞄器扫描订货簿或货架上的商品标签,再输入订货数量,当所有订货资料皆输入完毕後,利用数据机将订货资料传给供应商或总公司。
(b) P0S(Point of Sale 销售时点管理系统)
客户若有POS收怠机则可在商品库存档里设定安全存量,每当销售一笔商品资料时,电脑自动扣除该商品库存,当库存低於安全存量时,即自动产生订货资料,将此订货资料确认後即可透过电信网路传给总公司或供应商。亦有客户将每日的P0S 资料传给总公司,总公司将P0S 销售资料与库存资料比对後,根据采购计画向供应商下单。
(c) 订货应用系统
客户资讯系统里若有订单处理系统,可将应用系统产生的订货资料,经由转换软体功能转成与供应商约定的共通格式,在约定时间里将资料传送出去。
一般而言,透过电脑直接连线的方式最快也最准确,而藉邮寄、电话或销售员携回的方式较慢。由於订单传递时间是订货前置时间内的一个因素,其可经由存货水准的调整来影响客户服务及存货成本,因而传递速度快、可靠性及正确性高的订单处理方式,不仅可大幅提升客户服务水准,对於存货相关的成本费用亦能有效地缩减。
但另一方面,透过电脑直接传递往往较为昂贵,因而究竟要选择那一种订单传递方式,应比较成本与效益之差异来决定。
 
2.  求品项数量及日期的确认
此为对於订货资料项目的基本检查,即检查品名、数量、送货日期等是否有遗漏、笔误或不符公司要求的情形。尤其当要求送货时间有问题或出货时间已延迟的时候,更 再与客户确认一下订单内容或更正期望运送时间。同样的若采用电子订货方式,若采用电子订货方式接单,亦须对接收订货资料,加以检查确认,若透过VAN中心进行电子订货处理,可委托其进行一些基本的客户下单资料检查,对於错误的下单资料,传回给客户修、改再重新传送。
 
3. 客户信用的确认
不论订单藉由何种方式传至公司,配销系统的第一步骤即要查核客户的财务状况,以确定其是否有能力支付该件订单之帐款,其作法多是检查客户的应收帐款是否已超过其信用额度。因而接单系统中应设计下述二途径来查核客户信用的状况:

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沙昊昊 查看详细资料 发送留言 加为好友 用户等级:高级会员 注册时间:2008-06-06   最后登录:2013-09-06
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