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煤炭销售全面信息化平台的构建

时间:2008-06-09 19:08来源:互联网 作者:佚名 点击:
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[摘要]从煤炭销售信息、全面信息化平台、业务信息系统、电子商务网站、内部网站和客户服务电话几个方面,阐述了煤炭销售全面信息化平台的构建。

 

  [关键词]业务流程,电子商务,全面信息化,煤炭销售

  煤炭销售全面信息化平台的构建,需要开发业务信息系统,汇集业务信息;建立电子商务网站,设立客户服务电话,汇集客户反馈信息;建立内部网站,汇集内部资讯信息;设立专门的信息搜集人员,汇集市场信息。以上几方面构成煤炭销售的全面信息化平台。煤炭销售全面信息化平台如图1。

 

  1、煤炭销售业务流程

  煤炭销售系统的核心业务流程是订单处理流程,关键流程还包括:收款流程、发运流程和结算流程。还有依附于关键流程或为关键流程服务的第2层流程,依此类推。

  1.1、订单处理流程

  订单处理一般过程为:订单→收款→发运→结算。

  订单生成的源头有3种:车运用户通过合同→销量计划和请车计划→车运订单(运单);水运和地销合同户的订单通过合同→销量计划→订单(调拨单);散户或零星煤炭订购,直接生成订单(业务洽谈单)。

  收款环节验证用户帐户余额能否支付订单要求的金额(如预收100%或50%或赊销),从而决定是否继续后续流程。验证通过后,将已收款标记写入订单,同时核减该用户帐户余额。

  发运环节按一定的时间周期将发运结果写入订单,发运完后,将已发运完标记写入订单。

  结算环节将最后结算的数量、质量、价格等指标写入订单,同时将已结算标志写入订单。货款核销后,将已核销标志写入订单,同时整个订单流程完成。

  订单处理中的收款、结算环节只是1个验证和写入结果的过程,实际的收款、结算、发运都是单独的业务流程。

  1.2、收款流程

  收款流程是接收用户货款的过程。用户支付的方式有现金支付、信用卡支付、电子转帐、商业汇票、抵款(应付抵应收)等多种方式。收款流程是客户、银行、企业3方交互的过程,可以通过银行和企业联网合作的方式方便客户缴款,同时提高收款效率,减少风险。

  1.3、发运流程

  销售订单换取提货单据后开始发运流程。1份订单可以多车、多次发运。

  发运流程中的库存转移是经常遇到的1个环节,如车运的港口中转,实际是从矿方堆场转移到港口码头堆场,并不是1个销售过程。再如水运发运从矿方堆场装车转移到码头,也只是库存转移的过程。实际的销售发运是我方发运、用户接受的1次不间断过程。

  1.4、结算流程

  客户收到煤炭后,双方按照合同规定的或事先约定的方式确认结算的数量、质量、价格及相关费用。例外情况启动商务纠纷流程。开具发票后,核销用户帐户余额,帐户余额不足部分启动应收帐款管理流程。商务纠纷流程中出现的退货流程,等同与负数量销售订单的处理流程。煤炭销售业务流程结构总图大致如图2。

  2、业务信息系统开发

  煤炭销售业务信息系统的开发,需要同步进行煤炭销售业务流程的整合和优化。在实际的煤炭销售业务中,因为运输方式、缴款方式、开票方式、业务顺序等的不同,存在着看似纷繁复杂的销售业务模式,但其本质都可归纳为统一的订单处理模式:订单→收款→发运→结算。车运的运单、地销水运户的调拨单、散户地销的业务洽谈单都相当于订单;客户缴款的行为可以发生在订单处理的任何1个环节,而应收帐款核销则发生在结算(开具发票)之后;未发运完提前结算的订单形成寄存量,已发运而未结算的订单形成在途量。因此,订单的源头位置不变,其它业务之间的顺序可以改变。可以在订单中事先设定策略,来控制不同业务之间的流转顺序。在进行业务流程整合和优化的同时,应提前预测市场变化后新的业务需求,如促销、折扣、退货、商务纠纷等业务功能。另外,还应充分考虑客户的便利,如客户的缴款、调款、退款以及发票的开具方式等都应保留充分的灵活性,尽可能地满足客户的需求。

  煤炭销售业务信息系统的开发,不仅要实现煤炭销售业务功能,而且要实现数据的安全存取和控制功能。分层控制方式是比较安全的方法,就是下级基础数据在审核后形成上一层数据并形成封印。如果数据对下一级数据有影响,必须回退下一步骤。如果是终极数据或独立形成的数据,直接由审核用户驳回即可。实现安全控制的同时,为提高数据查询的效率,应将数据分层存储。企业内不同岗位的人员,对数据的查询要求是不一样的,对数据的聚合程度要求也是不一样的。因此,为了满足各类查询要求,提高查询速度,应将数据分层存储。如订单数据中应存储整个订单处理的结果(地销订单的发运以班或天为时间更新直到发运完成),包括收款情况、结算情况以及发运情况。而具体的每车发运情况则存储于更底层的数据中。

  3、电子商务网站

  3.1、客户服务信息

  3.1.1、售前服务信息

  煤炭企业在售前服务时,需要对企业和产品进行宣传,对产品进行介绍和报价。煤炭销售传统的宣传和售前服务方式仍停留在书面和口头介绍的方式上,销售人员或企业职工会接到客户的询问,接待询问和引导购买耗费了大量的时间,而且不利于统一煤炭产品的宣传内容和形式。

  通过电子商务网站,煤炭企业能够及时发布和更新企业的产品信息和销售价格,客户可以查询到及时可靠的产品信息、产品价格和销售政策,从而提高了煤炭企业售前服务的效率,大幅降低煤炭企业的售前服务成本。同时,通过电子商务网站,煤炭企业统一了企业服务形象,规范了企业服务内容,提高了数据发布的准确性,提高了中小客户对企业的忠诚度。

  3.1.2、售中服务信息

  煤炭企业在交易过程中,需要同客户签订煤炭购销合同或订单,接收用户煤款、邮寄发票、传真相关单据等。通过电子商务网站,中小用户可以使用电子订单、电子支付、电子单据传递等方式,大幅节约交易成本。同时,通过电子商务网站,客户可以查询到自己的煤炭订单的状态和情况,提前安排提货或煤款。另外,电子商务的使用,能够帮助煤炭企业在煤炭销售过程中减少中间环节,扩大客户范围,寻找到最佳的购买方。

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