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信息化与企业内部会计制度设计

时间:2008-06-09 19:07来源:互联网 作者:佚名 点击:
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[摘要]微观层次的企业内部会计制度设计是国家宏观会计制度的执行机制之一,在会计信息化影响下面临变革。信息化成为企业内部会计制度设计的一个基本原则,它影响着企业内会计组织结构的设计,重构了企业内部会计核算基础制度的设计,还形成了会计信息化专题制度的设计。
  [关键词]信息化; 企业内部会计制度;设计
  [中图分类号]F232;F233[文献标识码]A [文章编号]1673-0194(2006)09-0039-03
  
  一、概念界定与问题提出
  
  根据制度经济学的解释,制度是为决定人们的相互关系而人为设定的一些规则,其主要作用是通过建立一个人们相互作用的稳定结构来减少不确定性。可见,广义的会计制度就是用来规范会计事项的规则,包括会计法、会计准则和《企业会计制度》等,同时也应该包括企事业内部的会计规范。于是广义的“会计制度设计”可以区分成两层含义:宏观层次的会计制度设计与微观层次的会计制度设计。宏观层次的会计制度设计,集中体现为具体会计准则和《企业会计制度》颁布实施,更一般的称谓是“会计准则建设”或“统一会计制度建设”;微观层次的会计制度设计,是指基层单位内部的会计制度设计,集中体现在会计本科教学“会计制度设计”课程中,为了与国家《企业会计制度》相区别,有学者采用“企业内部会计制度设计”来描述微观层次会计制度设计。本文所研究的就是企业内部会计制度设计问题。
  企业内部会计制度一般包括会计组织结构、会计核算基础制度(如会计资料、会计核算程序和会计政策选择等)和若干专题会计制度(如成本核算制度、会计内部控制制度、会计电算化制度和管理会计制度等)。企业内部会计制度设计必须符合宏观会计制度,构成了宏观会计制度的执行机制之一,同时它也是企业经营者履行宏观会计制度所赋予的剩余会计规则制订权的体现。随着宏观会计制度改革和现代企业制度建立,企业内部会计制度设计的重要性也不断提高,其内容也处于不断变动和扩展之中。
  信息技术的迅猛发展冲击着会计理论和实践,企业信息化也成为现代企业发展的重要战略,于是,企业会计工作也发生了变化,由会计电算化逐步向会计信息化转型。在该转型过程中,要求企业会计与业务紧密整合,关注流程再造和价值创造,以管理与决策支持为工作重心。企业内部会计制度的设计要适应、促进这种转型工作,使设计出的企业内部会计制度不仅有助于有效地收集、加工、传递和报告会计信息,更能够配合和促进企业会计信息化乃至企业整体信息化的进程,这构成了企业内部会计制度设计的一个基本原则。会计学者已经开始重视信息化对企业内部会计制度设计带来的冲击,认为有必要设计一个专题会计制度会计电算化制度,对企业实行电算化以后的内部控制问题进行规范。但是本文认为会计信息化对企业内部会计制度设计的影响是全方位的,会计组织结构、会计核算基础制度到专题会计信息化制度都面临着变革。
  
  二、信息化影响企业内部会计组织机构设计
  
  信息技术的应用改变着企业组织结构,由关注职能划分的金字塔层级结构向关注流程的扁平化、网络化结构发展。企业内部会计组织结构也不例外,组织结构精简与财务管理集中是比较明显的趋势。由于会计与业务的整合使原先集中的会计工作分散到业务处理过程,实现网络化、实时化和智能化,这就要求会计组织结构进行重新配置和精简,一个广为引用的案例是福特汽车北美货款支付处,通过信息化和流程再造,把原先由应付账款会计人员承担的核对职能在网络上重新配置,并借助电脑进行自动化采购结算和支票开具,从而实现把原先处理应付账款的500名员工精简为125名。另一方面,利用信息技术和网络也能够实现财务管理的集中统一,这一点在企业集团财务管理中发挥着更大的作用,借助网络环境实现集团财务统一核算制度、统一报告制度、统一管理制度和集中监控,达到企业集团成员间资源共享、合作共赢,这种模式已经成为目前跨国企业集团普遍采用的财务管理模式。
  按照信息系统组织模式改革会计组织结构,必然带来会计岗位划分的改变。会计信息系统主管、维护、审查、二次开发等新岗位应运而生,负责会计信息系统的运行、安全和升级维护;数据操作、数据审核和数据分析岗位取代了原先按会计职能划分的传统岗位,取消了记账对账等岗位,弱化了编制凭证岗位,强化了数据的审核、分析和利用岗位。这些岗位的变革也要求会计人员的素质发生转变,更多地需求复合型人才、网络会计人才和软件开发服务人才。
  
  三、信息化重构了会计核算基础制度设计
  
  传统的会计核算基础制度按照会计职能和会计循环来设计,包括会计资料设计、会计核算程序设计和主要会计政策选择设计等内容。信息化改变了关注职能划分的会计循环模式,形成了关注流程的设计视角,企业内部会计核算基础制度应该更多地从信息系统“输入——转换——输出”流程角度设计。在信息化条件下,关注流程的业务事件驱动会计程序可以用图1表示。
  
  信息化下会计程序的特点是与业务过程整合、实时、动态和无纸化。会计信息处理程序的起点将分布在企业重组优化后的业务流程中,即业务事件触发会计信息事件。根据REAL模型,业务事件发生,计算机信息系统应该采集基础经济事件的多方面信息,包括资源、事件、参与者和地点的多方面信息,然后不需要经过传统会计信息系统中的会计科目表、借贷记账法、日记账和分类账等过程,可以直接利用事件驱动的详细数据生成财务报告,并且允许用户自己确定需要哪些方面的信息、汇总程度如何以及以何种格式输出。
  当然,上述REAL模式是会计信息化发展的方向,目前的会计信息化处于转型期,已经与业务过程进行整合,但是还需要对已经存储的业务数据按照传统会计规则要求进行转变,使之符合会计科目表、借贷记账法、日记账和分类账等过程的要求,最终产生以三大报表为核心的传统会计信息(目前多数ERP软件均如此)。
  转型期会计程序对企业内部会计核算基础制度的重构性影响明显地表现为:第一,它取消了传统的以会计账簿为核心的会计核算程序(如科目汇总表式核算程序等),而代之以业务事件驱动的会计程序,输入和输出环节得到重视,转换环节被内化在计算机系统完成而不由企业控制;第二,弱化了记账凭证和账簿在会计核算工作中的地位,多数与业务过程有关的记账凭证将由计算机系统根据存储的业务数据和事先设定的会计规则实时自动实时产生,会计人员只需编制少数涉及资金、转账和估计判断的记账凭证,另一方面,由于原始业务数据已经存储在企业大型数据库中,账簿体系不过是把这些数据按照会计格式进行整理输出,所以在业务事件驱动的会计程序中,账簿体系不再是核心,只是一种数据的视图和查询;第三,为了实现从业务原始数据转换到会计数据,必须事先设定会计规则,这个设定传统会计规则的过程一般称为会计信息系统“初始化”过程,“初始化”成为会计信息化后新增工作程序,构成了企业内部会计核算基础制度设计的重要内容,包括会计信息转换规则(一般指企业业务活动触发会计信息事件时遵照何种会计处理方法转换成会计信息,如销售业务、存货业务和采购等各业务活动对应的会计科目、凭证样式、主要的会计政策和会计估计)、会计控制规则(一般是根据企业管理和控制的要求、发挥会计的控制职能而制定的,如成本控制规则、物料控制规则、资金流控制规则和价格控制规则等)和会计报告规则(能够采集用户信息需求,依照用户需求生成指定会计信息报告的规则)。这种重构性影响具体可以用表1简要总结。
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