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艰难行进的物业信息化管理

时间:2008-06-09 19:05来源:互联网 作者:佚名 点击:
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物业信息化管理在现实中遭遇尴尬

  管理信息系统简称为MIS(Management Information System),是以计算机信息处理为中心的综合性系统。尽管其指导思想受到了业界的广泛认同,政府也对计算机应用进行积极倡导,很多物业公司都参与了实践,但在其后几年的发展中却始终没有得到长足的进步。据笔者了解,北京的—些物管企业平均花费在信息化建设方面的资金约为3万至 6万元,但是有60%以上的功能模块不能够被充分利用或是根本无法正常使用,而更令人担忧的是,对信息化把握的偏差不仅给物业公司造成了很多不必要的资源浪费,甚至对公司将来的良性发展形成了一种无形的障碍。造成以上尴尬局面的原因很多,有计算机硬件技术不够成熟、网络技术不够普及的原因,但对于管理信息系统的浮浅了解和对物管工作流程体系的认识误区是其主要原因。如何走出物业公司构建管理信息系统的“怪圈”?一些公司的管理层虽然已经认识到问题所在,但不知道如何解决,关键还在于没有找到实现物业信息化管理的有效方法。

  不要让发展中的问题成为有问题的发展

  不同物管企业的实际工作需要、业务开展范围和资金支持能力,对物业管理信息系统的建立形式、工作方式、规模大小的运作也应各有不同。期间,不但要考虑通用物管软件网络结构和功能要求,还要注意各系统之间的流程和关联关系;此外,还要充分考虑信息系统软件在运行环境的适宜性、兼容性、更新扩展性,以及后期使用阶段的操作维护便捷性等因素。否则,以上这些建立和应用物管信息化软中出现的偏差,很可能导致系统最终运行的失败。

  现存问题主要有:

  [选型滞后]网络架构的建立不理想,限制了物业公司未来业务的开展。

  作为一套能够真正反映管理个性化的物业信息系统软件,首先应该构建在一个包括良好的网络、数据库、程序语言和兼容操作系统的平台上,这是物管公司成功运用管理信息系统的第一步。从网络技术的发展和企业管理需求角度分析,物管企业信息管理系统可分为三个层次。第一个层次为单项数据处理系统,其最主要的贡献在于把信息技术引入到了物业管理中。这一层次为单项数据处理系统,其最主要的贡献在于把信息技术引入到了物业管理中。这一层次只是模仿手工管理方式,多用于简单的事务性工作,严格来说只是简单的管理软件,属于单机版,软件安装在单独的计算机上,完成一些简单的计算、统计、查询、资料整理工作,实现初级的自动化。第二个层次,为建立在计算机局域网络基础上的数据综合处理系统。此时计算机应用呈现网络化和实时处理特点,已经具备一部分提高物业管理效率的特点。客户端/服务器(Client/Server)是分布式信息处理体系结构。在物业管理系统中,为了避免多个用户同时对同一数据进行操作,减少系统开销,尽可能地少耗用网络资源,实现部门之间、公司内部的信息共享,对推动企业管理水平的提高起了极其重要的作用。但由于系统较为复杂,需要在客户端进行安装维护,因此系统的实施难度较大。第三个层次是基于浏览器/服务器(Browser/Server)结构的网络型物管企业信息管理系统,是近来互联网技术的最新应用,采用 Intranet作为小区内部信息网络,真正实现了通过浏览器即可操作使用,具有界面友好、操作简单,无需在客户端进行特别安装,也不需要进行专业的计算机知识培训,容易实施等特点,能为小区内部不同职能部门的合作提供服务,尤其适合于员工计算水平参差不齐的传统行为。

  [缺乏沟通]物管企业与软件制作商合作不够,造成对工作关联关系把握不到位。

  物业管理信息系统软件的制作过程一般是由物管企业提出工作流程,并对流程之间的关系进行识别,之后交软件制作商进行系统的实现。为获得全面、有效的工作流程及其关联关系,通常都会有一个反复的确认过程,物管企业把软件制作公司当作是自己的合作伙伴,通过合作方式共同完成物管信息化软件的调整完善。同时,物管企业和软件制作商对于流程也要处理好有效控制和工作效率两者之间的关系。为便于制作和操作,一般要将所有的工作流程进行系统整合,即要求将有前后顺序关系或平行关系,以及存在内部关联性关系的流程进行整合,使之成为较独立的系统,这样配合制作出来的系统软件才有可能获得成功。

  [后劲不足]对软件开发与使用缺乏配合,会直接导致实施信息化管理效果欠佳。

  对于信息化物管系统而言,一般是通过自行开发、委托开发或购买商品化软件来实现的。其中最行之有效,也是应用最广泛的是购买成型商品化软件的方式。但现在市场上的产品良莠不齐,软件制作公司对于物业管理系统的开发往往是当作工程而不是产品来做,容易造成软件投入使用后与实际工作很难协调。因此建议物管企业通过产品的演示介绍、现场操作观摩、对现有用户调查等多种方式进行综合选择。在系统软件制作过程中,物业公司应该提供一些基础数据并进行录入,以便进行检验和完善软件内容,及时发现问题并加以改进。信息化系统制作成并经过完善后,物管企业要按照实际功能组织验收,并尽快安排系统软件的全面运行。此外,为了保障物业服务工作的正常进行,物业管理企业与软件制作公司要建立系统数据维护机制和意见反馈机制,以及对于数据的存储、更新和删除的保障机制,并按照规定要求进行使用、管理和维护,以保障系统软件运行的稳定性和连续性。

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