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随需而动,广东北电借SRM平台实现供应链协同(二)

时间:2014-10-27 10:01来源:电子商情网 作者:周睿 点击:
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 关键字:SRM  供应商关系管理  Guru 

 

与ERP系统实现内部信息透明所不同的是,SRM系统解决的是与外部供应商的协同问题。解决外部信息沟通问题远比内部要复杂得多,因为这涉及与多个合作伙伴之间的协调。要统一各家供应商各具差异的业务流程是一项艰巨的工程。从去年7月到今年5月,广东北电耗费近一年的时间成功导入了明基逐鹿的SRM系统,其走过艰辛历程之后的心得和实施经验对于其它电子制造企业来说是一个不错的借鉴。

 

 

广东北电通信设备有限公司(广东北电)是北电网络有限公司与广东省电信实业集团公司等多家本地公司合资的企业,主要负责北电网络CDMA、GSM基站等产品在系统组装和模块整合层级的生产与制造。其采购物料分为PCBA、机械件和安装件三大类,其中PCBA在采购金额中所占的比重最大,约占70%;机械件占25%,安装件占5%。90%以上的物料在中国本地采购,供应商主要集中在华南和华东地区。

 

 

表面看起来,广东北电的采购相对简单:物料种类少,供应商本地化且比较集中,但实际上它却面临多项采购挑战。通信设备产品的生产特点是低产量和高混合度,客户定制化程度高,这导致采购物料的型号非常繁多,目前广东北电日常需要采购物料的型号达三千多种。其次,通信设备行业的器件非常昂贵,一不小心就会造成库存压力,加上通信产品更新换代快,很容易造成多余库存。第三,PCBA供应商亦有很多上游供应商需要管理,因为很少有供应商能从最初裸板做到最高层面,这导致这类物料的供应链非常长,供应链反应速度慢,交货期比较长。

 

 

实施前的采购流程

 

 

实施供应商关系管理(SRM)系统之前,广东北电的采购流程大致是:由销售部门做出市场需求预测,经由各部门评估之后,输入ERP系统,由系统根据产能情况自动排出主生产计划和物料需求计划,计划员手工确认需求,然后将确认信息发给采购和生产部门。采购员根据库存状况和物料交货期下采购订单(PO)给供应商。供应商收到订单之后,检查其产能和物料准备情况,然后对采购订单进行承诺。

 

 

对于体积较大的结构和外壳件,广东北电采用JIT交货:给供应商下一周的需求订单,然后每天发布日需求,供应商根据日交货指示进行交货。对于价值贵重的PCBA物料,为控制库存风险,则每月将未来3个月的需求预测发送给供应商,为供应商提前备货和生产提供参考。然后每周下达确定的采购订单,供应商根据订单按周交货。

 

 

广东北电早在2001年就导入了Baan IV ERP系统。在该系统的支持下,该公司基本解决了内部各部门之间信息沟通的问题。但是,ERP系统只是每周运行一次,对于一周内突然出现的需求变化,计划员只能通过手工方式传递给采购和生产部门,采购部门收到新的物料需求后通过传真或Email发给供应商进行确认。得到供应商的确认回复后,采购部门进行整合,将物料确认信息传递给计划部门,计划部门再将物料采购和产能情况反馈给市场,判断是否能接受这个订单。

 

 

在这个流程中,计划、采购和供应商这三个角色的沟通采用人工方式,效率不高,信息容易丢失。造成的结果是,市场已经变化了,而内部和供应商还在确认上一次的需求变化。另一方面,由于不同物料下订单和交货的要求不同,每一个采购工程师需要每日手工发送大量交货指令,确认订单的交货状态。

 

 

解决三个角色间的协同问题

 

 

实现计划、采购和供应商三个角色之间的协同是广东北电决定导入SRM系统的初衷。广东北电供应链运作部经理周友文表示:“我们希望能借助SRM平台在计划、采购和供应商这三个角色之间实现近乎实时的信息沟通和共享,在供应链中真正形成闭环的信息传递。”

 

图题: 广东北电将实施
重点放在协同采购中的订单管理、
交货排程和送货管理上。

 

 

 

但是,SRM系统的选型是一个漫长的过程。“我们前后花了近一年的时间。”周友文介绍,“SRM系统不像ERP系统成熟,目前还很难在市场上找到一个可以作为行业标杆的SRM解决方案。另外,SRM系统涉及到公司外部多家供应商,各家供应商的IT水平亦不相同,要找到能完全满足需求且能马上使用的系统很困难。”没有行业成功的实施模板参照,广东北电只有“摸着石头过河”。

 

 

经过多方比较,它最终选定了明基逐鹿的SRM系统。周友文表示,决定与明基逐鹿合作主要基于两个方面的考虑:一是明基逐鹿脱胎于在电子制造行业运作多年的BenQ公司,对于电子行业的运作流程和需求熟悉。另一方面,明基的解决方案具有一定前瞻性。“比如当市场需求发生变化时,他们可以将信息直接通过短信方式发送到各角色负责人的手机中。”周友文说。

 

 

二八定理确定实施重点

 

 

方案选定之后,广东北电成立跨部门实施团队,由非常熟悉计划和采购流程的中坚力量组成。周友文认为,实施过程中确定需求的阶段最为艰难。他说:“外部用户和内部用户的需求五花八门,加上广东北电本身供应链结构比较独特和复杂,综合确定业务需求和系统架构耗时最多。”在这一过程中,广东北电采用80/20定理。“目标是满足80%的业务需求,抓大头,放弃不重要的细节。比如我们有150多家供应商,但最终确定使用系统平台进行业务来往的只有20家,但这20家供应商在我们总体采购量中占了80%以上。”

 

 

同时根据自己的业务需求,广东北电对明基逐鹿SRM系统功能进行了取舍。“我们重点实施订单管理、交货排程和送货管理这三大功能模块,这是实现计划、采购和供应商之间协同的核心。”周友文表示。

 

 

对于一些高端和复杂功能,广东北电选择了放弃或简化。比如在Guru SRM解决方案中有一个What-if模拟决策的智能模块。当市场出现一个新订单时,系统模拟决策过程,自动检查产能、库存和物料采购是否满足需求,计算出接受订单将可能带来多少成本和风险,利润为多大,从而支持高层快速做出决策。“第一阶段我们将重点集中在满足业务的基本需求上,What-if功能相对比较复杂,考虑到行业中还没有实施标准,我们选择了暂时放弃。”另外,对于明基逐鹿系统中复杂的KPI功能,广东北电亦进行了简化。“我们主要使用其查询功能,对供应商的交货状况进行跟踪比较。我们用自己开发的功能模块进行供应商绩效评估。”周友文认为:“这不仅简化了系统,亦节约了投资成本。”

 

 

在经历了漫长的需求确认和系统调整之后,明基逐鹿的SRM系统将于今年5月在广东北电投入试运行。第一阶段将在合作关系密切、业务量非常大的5家供应商间进行试点。试运行通过之后,再逐步分阶段地完成20家供应商的信息对接。除订单管理、交货排程和送货管理之外,系统还包括付款查询、退货管理、订单和预警等辅助功能。

 

 

实施后的流程及收益

 

 

SRM系统导入之后,通过物料清单需求和供应商的最大可供货量等数据,系统将自动计算出供求计划报表,计划部门对需求根据日需求变化进行微调和确认,将计划公布在网上。物料需求计划产生之后,系统根据事先定义的供应商分配策略进行分配,自动排出每家供应商的采购需求,采购部门确认之后将采购订单发布在网上,系统同时会自动通过Email或短信方式通知到供应商最新变更,提醒他们及时登录系统确认订单。确认订单之后,系统根据物料需求自动排出交货日程,供应商登录系统及时了解送货安排并进行确认,这对于简化JIT物料的日交货排程工作非常显著。

 

 

借助该系统,广东北电还可以监控和管理供应商的出货。临近交货期时,系统自动提醒相关采购员对供应商的出货进行确认。对于未准备好物料的供应商发出告警,对已准备好物料的供应商发出交货指令。供应商只有在收到采购员的交货指令后才能出货。“这样,当市场需求发生突变时,采购员能及时调整交货日程。”周友文表示。除此以外,该系统还帮助采购员对物料的在途信息、收货和品质检验信息进行监控和管理。

 

 

实施SRM系统之后,广东北电在实现计划、采购和供应商之间协同上迈进了很大一步:它可以即时掌握供应商在关键产能和较长交货期物料备货的瓶颈。当有供应商确认不能正常交货时,计划员能在第一时间了解到未来缺料风险,及时调整计划,形成新的供需循环,当市场需求出现变化时,采购员亦可以及时调整订单需求,将送货变化实时传递给供应商,并对供应商的交货记录进行控制、追踪和分析。

 

 

三个角色之间可通过互联网进行相关操作和信息传递,不受工作地点的限制。同时当一些突发事件发生时,预警系统将会启动,避免损失的产生。“最大的收益是以前很多手工的操作变成了自动化管理,大幅缩短响应市场需求的周期,提高出货排程、计划和与供应商沟通的效率。”周友文表示,“我们也期待系统带来更多变化,如库存信息更清晰、库存控制更得力和对供应商的承诺更加明确。”

 

 

感谢明基逐鹿软件供应链顾问王薇、吴宁对本文撰稿的支持。

 

 

 

 

 

 

 

实施SRM系统需要注意的几个方面

 

 

作者:周睿

 

 

供应商关系管理(SRM)系统的目标在于构建一个协同的共享信息平台,打通供应链脉络,使来自神经末梢的信号可以快速传递到神经中枢,从而使整个供应链系统可以随需而变。由于涉及到与多家供应商之间流程的改变,因此在实施SRM系统时有几个方面的问题需要特别注意:

 

 

首先,选型时要重点关注满足需求和对未来业务发展的支撑。价格的确是一个很重要的因素,但是否能充分满足目前业务需求,实施后能否马上投入使用更为重要,而且亦要关注整个系统的友好性、系统架构的设置是否能支持公司长远业务的发展,对未来升级扩展的支持程度如何等,这可以有效避免将来的重复投入。

 

 

其次,实施前梳理业务流程。根据物料的特性不同,电子制造企业采用多种采购模式。仔细分析每一种采购模式的需求,对其流程进行明确规范,然后在系统中对应进行预先设定和分类管理。

 

 

第三,与供应商保持良好沟通。SRM系统涉及到多家供应商业务流程的改变,因此与供应商保持良好的沟通非常重要。提前拜访供应商,与他们交换一些看法,比如实施SRM系统后流程将发生哪些变化,供应商需要做哪些改变来满足要求等等,尽可能达成共识。另外,在系统构建时,要考虑如何解决供应商的困难,帮助他们简化对系统的使用,比如数据与Excel格式兼容,供应商可以直接用Excel表格进行上载。

 

 

第四,在功能选择和优化方面,在尽可能满足业务需求的情况下,不要对业务带来太大冲击。因为SRM系统的实施不仅涉及内部流程改变,还涉及外部流程的改变。因此要特别小心,尽可能不要增加供应商的成本和工作量。

 

 

第五,制定数据协同策略,保证SRM系统与公司内部其它IT系统的集成。在SRM系统设置专用的接口灵活处理与ERP系统之间的协同。另外,由于SRM系统需要与外部交换数据,要密切关注数据的安全性问题。为保证安全,提前与使用该系统的供应商签订相关信息保密协议,并最好与公司ERP系统采用不同的服务器,防止网络的恶意攻击。

 

 

如果您对案例分析专版有任何建议,请发邮件到rzhou@globalsources.com,我们期待您的反馈。

 

 

 


 

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赵峰华 查看详细资料 发送留言 加为好友 用户等级:高级会员 注册时间:1970-01-01   最后登录:2014-11-10
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